ASSISTANT(E) DIRECTION

Missions

Missions principales :

1. Assistance de Direction

- Coordonner et assurer le suivi de l'ensemble des activités visant à seconder la Direction

- Assurer le secrétariat particulier du Directeur Général en lien avec les élus et les membres de l équipe de direction (gestion des agendas, déplacements, frais, courriers )

- Assister les membres de l équipe de direction dans leurs missions transversales en lien avec le Directeur Général

- Assurer la gestion du courrier postal et numérique entrants et sortants des services généraux

- Préparer, concevoir, rédiger des courriers, des notes, des rapports

- Assurer et coordonner l accueil physique et téléphonique des services généraux

- Encadrer une secrétaire de direction et le personnel d'accueil des agences

2. Assistance des Elus

- Assurer le secrétariat particulier de la Présidente en lien avec les élus et le Directeur Général (gestion des agendas, déplacements, frais, courriers )

- Assister les élus dans leurs missions transversales en lien avec la Présidente, le Directeur Général et l équipe de direction

- Être garant du fonctionnement des instances de la gouvernance et du respect des statuts, du règlement intérieur de l association (Bureaux, Conseils d Administration, Comités, Commissions, Assemblées de Secteurs, Assemblées Générales )

- Anticiper et préparer les réunions des instances en relation avec le Directeur Général (convocations, ordres du jour, présences/absences, pouvoirs, salle, documents, organisation matérielle et logistique )

- Participer aux réunions des instances, prendre des notes et préparer les comptes-rendus et procès-verbaux en relation avec le Directeur Général, puis assurer la diffusion des documents

- Assister le Secrétaire de l association dans ses missions. Gérer les formalités administratives et mettre à jour les registres légaux

- Gérer les présences et les indemnités des élus avec le service financier

- S assurer du bon suivi des relations avec les partenaires et contacts politiques de l entreprise en relation avec le Directeur Général et les élus

- Mettre à jour le fichier partenaires et contacts importants

3. Communication interne

- Etre en charge de le communication interne de l entreprise en lien avec la Direction Générale et les Représentants du Personnel (intranet, espaces collaboratifs )

- Planifier et organiser des regroupements et des manifestations du personnel, en lien avec les équipes des agences (journée d entreprise, vœux au personnel et aux élus )

- Réaliser des supports de communication interne (affiches, vidéos ) en relation avec les prestataires externes et/ou services internes 

- Reporting, rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs ) sur le budget communication interne

- Participer à un groupe régional et à des rencontres nationales avec les assistantes de direction du réseau CERFRANCE

4. Communication externe / Marketing et Commercial

- Travailler à l augmentation de la notoriété de l entreprise et de la marque en lien avec l'animateur commercial et marketing, et de la marque employeur avec le Service Ressources Humaines

- Etre en charge de la coordination de l équipe d accueil des agences et assurer la qualité de l accueil en lien avec l animateur Marketing et Commercial (formations communes à la posture et aux messages à faire passer, garantir la satisfaction clients, affichages, magazines et documents à disposition des visiteurs )

- Préparer le plan de communication de l entreprise en relation avec le Directeur Général et l animateur marketing et commercial pour développer sa notoriété et les ventes

- Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations, des salons en lien avec les équipes et l'animateur commercial et marketing

- Rédiger et diffuser des Communiqués de presse

- Réaliser des supports de communication externe en relation avec les prestataires externes et/ou services internes 

- Assurer la gestion, l alimentation, l administration et travailler à la montée en puissance du site internet et des réseaux sociaux

- Animer la Commission Communication & Développement en lien avec l animateur Marketing et commercial

- Reporting, rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs ) sur le budget communication externe

5. Gestion de projets transversaux

- Être capable de participer, animer, piloter des projets transversaux : démarche qualité, RSE, rénovation des statuts, travaux des bâtiments, rédaction et mise à jour de livrets et chartes internes, etc.

Aptitudes

Vous avez une connaissance de l’économie locale et de ses principaux acteurs.

Vous avez mené ou accompagné des projets de changements en entreprise.

Engagement / Fidélité / Loyauté / Discrétion / Confidentialité

Sens Politique / Diplomatie

Bon relationnel / Sourire / Curiosité

Sens du service / Disponibilité / Adaptabilité / Réactivité / Polyvalence

Rigueur / Autonomie / Force de proposition

Aisance rédactionnelle

Capacité à anticiper et prioriser

Maîtrise des logiciels bureautiques (PowerPoint, Excel, Word)

Maîtrise des outils de travail collaboratifs (agendas, mails, visioconférences, gestion documentaire )

Maîtrise des outils modernes de communication (réseaux sociaux, montage vidéos, motion design )

CV+LM